Las bases y condiciones no consisten en un conjunto de palabras sin sentido amalgamadas para aburrirnos durante la lectura; al contrario, son criterios de evaluación que enmarcan desde los temas hasta los formatos de presentación.

Al comprender y familiarizarnos con las directrices, también estamos cultivando nuestra “habilidad para negociar”, explorando un nuevo enfoque para concebir y exponer estratégicamente nuestro proyecto.

Recomendación:

• Si están en PDF, transformarlas en word para que sea más fácil comentar y marcar los items como: Documentación requerida y fichas de la carga de datos y el proyecto.
• Hacé siempre una lista con lo que piden y lo que debes entregar, será la manera más organizada de corroborar que estás cumpliendo con los requerimientos que solicitan.

LA COHERENCIA ES TODO
En ocasiones, nos obsesionamos tanto en llevar a cabo nuestro proyecto a nuestra manera que olvidamos que tanto nuestra administración como la propuesta conviven con otros agentes que podrían impulsarlo.

Si sometemos un proyecto de $600,000 pesos a una convocatoria de $50,000 pesos sin patrocinio, sponsors o apoyo financiero, probablemente se interprete que la estrategia de financiamiento no está bien concebida y que la gestión carece de coherencia.

Si tenés un proyecto de $50,000, preséntalo en convocatorias que cubran esa suma. Si tus proyectos superan con frecuencia las sumas asignadas para proyectos culturales, considerá alianzas, vínculos o propuestas que puedan respaldar tu gestión.

Tené cuidado con:

• Generar más acciones o actividades que se desvíen de tu proyecto únicamente por apoyo económico. Ese respaldo seguramente abarcará la nueva propuesta que deberás diseñar y desarrollar, pero también existe la probabilidad de que sigas postergando la ejecución del proyecto inicial, modificando tus objetivos, plazos e incluso el equipo.
• No contemplar los plazos de aprobación, proyectá el presupuesto siempre con 4 o 5 meses de margen. De lo contrario, tu proyecto podría quedar desactualizado.
• No tomar en cuenta el verdadero equipo que requiere tu proyecto.

INDEPENDIZA TU PROYECTO
Nunca te vuelvas dependiente de convocatorias o subsidios para llevar a cabo tu proyecto. Considerá que los subsidios pueden servir como herramientas para potenciar tu proyecto en curso. No te sientes a esperar la aprobación de un proyecto; participá en todas las convocatorias posibles (ajustadas estratégicamente para evitar solapamientos pero con el fin de potenciarlas y fortalecerlas), y buscá siempre formas alternativas de financiamiento.

UN “SÍ” SOLO ES “SÍ” CUANDO ES OFICIAL
Muchas personas creen que solicitar una convocatoria o subsidio garantiza la selección de su proyecto, cuando en realidad nunca se debe asumir la aprobación hasta que esté confirmada. Parece obvio, pero con frecuencia se escuchan comentarios sobre el inicio de proyectos y sus respectivas facturaciones antes de que se publiquen los resultados de la convocatoria a la que se presentaron.

A esto se suma que el plazo mínimo para presentación, evaluación y comunicación de resultados es de 4 a 5 meses, y los fondos estarán disponibles entre uno y cuatro meses después de anunciar a los seleccionados.

Recomendación:

• Presentate a las convocatorias y dejá recordatorios en el email sobre los resultados, pero no te sientes a esperar la respuesta.
• Ajustá el presupuesto al año siguiente y no te comprometas en nombre de la convocatoria ni realices pagos antes de recibir la confirmación oficial de la aprobación de tu proyecto en la convocatoria.

TIEMPO Y DINERO, SIEMPRE JUNTOS EN UN PROYECTO
Cada vez que presentamos un proyecto, debemos considerar que el presupuesto es igual de importante que el cronograma de trabajo. Este cronograma debe abarcar no solo las fechas de preproducción, producción, postproducción y evaluación de resultados, sino también los roles de nuestro equipo.

El presupuesto otorgado por un subsidio debe reflejar los gastos reales. Una forma de gestionar la administración y facturación es detallar los procesos, equipo/proveedores y valores según lo presentado en nuestro proyecto.

Recomendación:

UN PROYECTO ORGANIZADO ES UN PROYECTO EXITOSO
Después de participar en varias convocatorias y premios en un mismo periodo, notamos que tener un proyecto bien organizado, en un formato que permita actualizaciones rápidas, nos posibilita ajustarnos a diferentes requisitos sin recurrir a la improvisación ni presentar proyectos incompletos o con problemas estructurales.

Tener en cuenta estos detalles básico te ayuda a tener mayor eficacia, que también se traduce en mayor satisfacción. De esta manera, garantizamos una autogestión más productiva y ágil.

Esperamos que estos consejos te sean útiles para afrontar el mundo de la presentación de proyectos, así como planificar, estructurar y sistematizar cada uno de manera más ágil y estratégica.

Por Nahomi Martínez